Noyan Akademi’nin uygulamaları ile ilgili aday ve/veya ilgili tarafından gelen şikâyetler, sınav sonuçlarının internet sitesi üzerinde yayınlamasından itibaren 15 (on beş) gün içerisinde web sitemizde ulaşıma açılmış olan şikâyet ve itiraz bildirim formunun doldurulup tarafımıza ulaştırılması ile Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kayıt altına alınır. Sözlü olarak bildirilen şikâyetlerde ise söz konusu şikâyetler İdari Destek Personeli ya da şikâyetin bildirildiği kişi tarafından şikâyet ve itiraz bildirim formu kullanılarak yazılı hale getirir.
Kalite Yönetim Temsilcisi’ne ulaştırılan Şikâyet Bildirim Formu’na, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından öncelikle kayıt numarası verilir ve Şikâyet Takip formuna kaydedilir. Şikâyet Bildirim Formunda yer alan iletişim bilgileri kullanılarak (telefon, faks ya da mail yoluyla) şikâyet sahibi, şikâyetinin alındığına dair (tarih ve kayıt numarası belirtilerek) 2 iş günü içerisinde bilgilendirilir ve bu bildirim Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Şikâyet Bildirim Formuna işlenir.
Şikâyet Bildirim Formunun muhafazası Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından sağlanır. Kalite Yönetim Temsilcisi ve Karar Verici öncelikle sorunun çözülmesi için gerekli çalışmaları başlatır. Gelen şikâyetin çözümünü İtiraz ve Şikâyet Komitesine gerek kalmadan sonuçlandırılabiliyorsa ilk olarak bu yol izlenir. Noyan Akademi bünyesinde Kalite Yönetim Temsilcisi ve Karar Verici hiçbir şekilde çözüme ulaşamaz ve aday veya ilgili taraflar şikâyetlerinden vazgeçmezlerse, şikâyetin geçerli kılınması için ilgili personele iletir. Değerlendirme sonucunda şikâyet, “İtiraz ve Şikâyet Komitesi”ne sunulur. Komite, şikâyete konu olan personel belgelendirme faaliyetlerinde yer almamış üyelerden oluşmuştur. Komite, şikâyeti alma, geçerli kılma, araştırma ve önceki benzer şikâyet sonuçlarını göz önüne alarak gerçekleştirilecek faaliyetlere ilişkin öneride bulunmalıdır. İtiraz ve Şikâyet Komitesi tarafından alınan kararlar tavsiye niteliğinde olup nihai karar kuruluştadır. Alınan kararlar Genel Müdür ve Kalite Yönetim Temsilcisi’nin atamış olduğu personel tarafından, kararın alınmış olduğu tarihten itibaren en geç 15 iş günü içerisinde sonuçlandırılır. Değerlendirme sonucunda, düzeltici veya önleyici faaliyet gerekiyorsa, düzeltici ve önleyici faaliyetler mümkün olan en kısa sürede Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü' ne göre başlatılır.
Alınan şikâyetle ilgili olarak yapılan çalışmaların sone ermesinden sonra, şikâyet sahibi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yazılı olarak bilgilendirilir. Şikâyet sahibinin sunulan çözüm önerilerini kabul etmemesi durumunda ise şikâyet itiraza dönüşür ve itiraz değerlendirme süreci başlatılır.
Noyan Akademi, şikâyeti geçerli kılmak için gereken tüm bilgilerin toplanmasıyla, doğrulanmasıyla ve bu bilgilerin gizliliği ile ilgili sorumluluğunu üstlenmiştir.
Belgeli kişi/kişiler hakkında bir şikâyet alınması durumunda, belgelendirilmiş kişi/kişiler söz konusu şikâyet ile ilgili bilgilendirilir. Gerekli durumlarda, şikâyet sahibinin bu şikâyetini kanıtlara dayandırması talep edilir. Şikâyet tarihinden itibaren 10 (on) gün içerisinde belgeli kişi tarafından yazılı olarak şikâyet hakkındaki savunması (varsa kanıtlarıyla birlikte)istenir. Değerlendirmeler Noyan Akademi tarafından yapılır. Yapılan değerlendirmeler sonucunda belgelendirilmiş kişinin haksız olduğu kararı verilirse, belgesi iptal edilir ve şikâyet sahibi konu hakkında bilgilendirilir. Yapılan değerlendirmeler sonucunda, belgelendirilmiş kişinin haklı olduğu kararı verilir ise, belge kullanımı devam eder ve şikâyet sahibi konu hakkında bilgilendirilir.
Noyan Akademi, itirazın alınması, değerlendirilmesi ve kararın verilmesine ilişkin Madde 5.1 şikâyet sürecinin aynısını bahse konu olan itiraz sürecinde de işletmektedir. Gelen itirazlar, itiraz bildirim ve takip formu ile kayıt altına alınarak itiraz sahibi süreçten 15 gün içerisinde resmi olarak haberdar edilir.
NOT 1: Noyan Akademi, İtiraz ve Şikâyetleri ele alma prosesinin her seviyesindeki tüm kararlardan sorumludur. Noyan Akademi, itiraz ve şikâyetleri ele alma sürecinde karar vermekle görevli olan personelin, şikâyete konu kararda yer alan personelden farklı olmasını Şikâyet ve İtiraz Komite Üyeleri Gizlik, Tarafsızlık ve Bağımsızlık Taahhüdü ile güvence altına almıştır. Şikâyet ve itirazların ele alınma süreci talep olmaksızın Noyan Akademi resmî web sitesinde kamuya açık şekilde duyurulmaktadır.
NOT 2: Noyan Akademi, itiraz/şikâyet sonucunda komite üyelerinin verdiği karar tavsiye niteliğinde olup nihai karar kuruluştadır.
NOT 3: İtiraz/şikâyet sahibinin belirlenen çözüm yollarını kabul etmediği veya ihtilaf hallerinde T.C. İzmir Mahkemeleri yetkilidir.
Şikâyet için: https://noyan.pratikteorik.com/home/complaints
İtiraz için: https://noyan.pratikteorik.com/home/objections
